¿Cuántas resmas usa una oficina al mes?
Depende del tipo de trabajo: una persona usa entre 200 y 400 hojas al mes en una empresa comercial y entre 800 y 1.500 en un estudio jurídico o contable. Como una resma trae 500 hojas, una oficina comercial de 10 personas gasta entre 4 y 8 resmas al mes.
Consumo por tipo de oficina
Son puntos de partida para calibrar contra su realidad, no verdades. Hojas por persona al mes y su equivalente en resmas para una oficina de 10 personas:
| Tipo de oficina | Hojas por persona al mes | Resmas al mes, 10 personas |
|---|---|---|
| Estudio jurídico, notaría, contabilidad | 800 a 1.500 | 16 a 30 |
| Colegio o institución educativa | 600 a 1.200 | 12 a 24 |
| Municipio o servicio público | 500 a 1.000 | 10 a 20 |
| Consulta médica o clínica | 300 a 600 | 6 a 12 |
| Empresa comercial o industrial | 200 a 400 | 4 a 8 |
| Oficina con procesos digitalizados | 60 a 150 | 1,2 a 3 |
Resmas al mes = personas × hojas por persona ÷ 500
Lo que sube o baja el consumo
- Imprimir a doble cara por defecto baja el consumo entre 25% y 40%. Es el ajuste más grande y el más barato de hacer.
- El trabajo híbrido lo baja en proporción a los días fuera de la oficina.
- La atención de público con formularios en papel lo sube entre 20% y 50%.
- Una impresora compartida sin control de usuario lo sube cerca de 15%: lo que no tiene dueño se imprime sin pensar.
- La estacionalidad manda en algunos rubros. En colegios, marzo y los cierres de semestre pueden doblar el mes promedio; en contabilidad, abril por la Operación Renta.
Para presupuestar el año, use el mes peak multiplicado por doce, no el promedio. El promedio lo deja corto justo en la temporada alta.
Dos ejemplos
Estudio contable de 8 personas
- Consumo
- 8 × 1.100 hojas
- Al mes
- 17,6 resmas
- Al trimestre
- 53 resmas
- Compra sugerida
- 55 resmas
Colegio con 40 funcionarios
- Consumo
- 40 × 900 hojas
- Mes promedio
- 72 resmas
- Marzo (peak)
- 144 resmas
- Compra de marzo
- 144 resmas
En el estudio contable, tres meses dan 53 resmas. Redondear a 55 deja el despacho sin costo y cubre el trimestre. En el colegio, la compra de marzo cae en el tramo de 100 a 299, donde la carta baja a $2.790 neto.
Si el número sale muy alto
Si el consumo por persona está muy sobre el rango de su tipo de oficina, el problema no es el precio del papel. Casi siempre es una de tres cosas: se imprime para leer, se imprime para archivar lo que ya está digital, o se reimprime por errores, como una plantilla que bota una página en blanco al final de cada documento.
Bajar el consumo un 30% rinde más que negociar un 8% de descuento. Conviene revisarlo antes de salir a pedir precio.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas hojas tiene una resma?
Quinientas hojas.
¿Cuántas resmas gasta una persona al mes?
Entre 0,4 y 3 resmas, según el tipo de trabajo. En una empresa comercial, menos de una; en un estudio jurídico o contable, entre 1,6 y 3.
¿Cada cuánto conviene comprar resmas?
Entre uno y tres meses de consumo de una vez. Así el pedido suele pasar las 55 resmas, el despacho queda sin costo y cae en un tramo de precio más bajo.
¿Cómo calculo cuántas resmas comprar?
Multiplique el número de personas por las hojas que usa cada una al mes, divida por 500 y multiplique por los meses que quiere cubrir. Presupueste con el mes peak, no con el promedio.
Calcule su pedido en un minuto
Indique la cantidad y el lugar de entrega: la calculadora muestra el total con IVA y el despacho antes de enviar nada.